Öffentliche Stellenausschreibung
Im Eigenbetrieb „Kommunalwirtschaft Dienstleistung Suhl“ ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt die Stelle
Assistenz der Werkleitung (m/w/d)
neu zu besetzen.
Das Aufgabengebiet umfasst insbesondere:
· Büroorganisation
- Bearbeitung Postein- und -ausgang (Sichtung, Sortierung und Zusammenführung von dazugehörigen Unterlagen, Frankierung Geschäftspost)
- Telefonbetreuung, Empfang und Betreuung von Gästen
- Terminorganisation
- Allgemeiner Schriftverkehr und Weiterbearbeitung von Schriftstücken
- Beschaffung und Ausgabe von Büromaterialien
- Bearbeitung von Geschäftsvorgängen und Korrespondenzen; Protokollkontrolle (Aufgaben aus Dienstberatungen, Bürgerbeschwerden)
- Erstellen und Koordinierung der Umläufe von Dienstanweisungen, u.a. regelmäßig zu wiederholenden Belehrungen
· Bearbeitung von Versicherungsangelegenheiten:
- Aufnahme und Schadensmeldung gegenüber den Versicherungen (Haftpflicht, Kraftfahrhaftpflicht- und Kaskoschäden)
· Führung der Kassen (Kassenführung, -buchführung, -monatsabschluss, Bankeinzahlung)
· Sekretär des Werkausschusses und Aufsichtsrates
- Vorbereitung von Sitzungen
- Erstellung Tagesordnung und Einladungen für Sitzungen
- Einarbeitung von Beschlussvorlagen in das VIS/Regisafe-System (Eigenbetrieb); Erstellung von Beschlussvorlagen Aufsichtsrat (Suhler Stadtbetrieb GmbH)
- Protokollierung der Sitzungen
· Führung des digitalen Vertragsregisters; Führung des Betriebsarchives
- Aufnahme digitalisierter Verträge in das Vertragsregister
- Information der zuständigen Abteilungen vor Beendigung bestehender Verträge
- Registrierung und Einordnung von nicht digitalen Dokumenten in das Archiv
- Vorbereitung und Durchführung Kassation archivierter Unterlagen
Von den Bewerbern (m/w/d) werden folgende Voraussetzungen erwartet:
· Kauffrau/-mann für Büromanagement bzw. vergleichbarer Abschluss
· Kenntnisse im Finanz- und Haushaltswesen
· Sozialkompetenz, Organisationsfähigkeiten
· Kenntnisse MS-Anwendungen
Arbeitszeit:
Es handelt sich hierbei um eine unbefristete Vollzeitstelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 39 Stunden.
Bewertung:
Die Stelle ist vorbehaltlich der abschließenden Stellenbewertung mit Entgeltgruppe 7 TVöD bewertet.
Ihre aussagefähigen Bewerbungsunterlagen richten Sie bitte bis zum 24.11.2024 an Stadtverwaltung Suhl, Personal- und Hauptamt, Friedrich-König-Str. 42, 98527 Suhl oder an bewerbung@stadtsuhl.de
Schwerbehinderte Bewerber (m/w/d) werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt.
Bitte beachten Sie, dass Ihre Daten beim Versand einer E-Mail unverschlüsselt übertragen werden.
Wir weisen darauf hin, dass die Bewerbungsunterlagen nicht zurückgesandt werden. Nach Abschluss des Stellenbesetzungsverfahrens werden die Unterlagen nicht berücksichtigter Bewerbern (m/w/d) vernichtet. Bei gewünschter Rücksendung der Unterlagen bitten wir um Beilage eines ausreichend frankierten und adressierten Rückumschlages.
