Assistenz des stellvertretenden Klinikdirektors (m/w/d)

Assistenz des stellvertretenden Klinikdirektors (m/w/d)

STELLENÜBERSICHT
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Sofort
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Jena
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Klinik für Innere Medizin IV (Gastroent., Hepatol.- Infekt., Zentrale Endoskopie)
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Vollzeit
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Vergütung nach TV-L
STELLENBESCHREIBUNG

Das sind Ihre Aufgaben

• Büroorganisation im Sekretariat einschließlich klassischer Sekretariatsaufgaben (Front und Back Office)
• professionelle Erledigung interner und externer Korrespondenz und Telefonate auch in Englisch
• Terminkoordination und Terminvergabe
• Erstellung von Protokollen und Terminkontrolle
• Mitwirkung an der Einwerbung von Drittmitteln für wissenschaftliche Projekte
• Erstellung und Pflege von Präsentationen und Statistiken
• Vorbereitung und Organisation von Dienstreisen und Weiterbildungsveranstaltungen
• Organisation von wissenschaftlichen Veranstaltungen
• Teamarbeit mit den anderen Bürobereichen der Klinik
• Zusammenarbeit mit den administrativen Geschäftsbereichen des Klinikums
• Unterstützung klinikinterner Aufgaben der Personalverwaltung bei Dienst- und Urlaubsplänen
• Veranstaltungsmanagement
• selbstständige Koordination einer deutschlandweiten Multi-Center Studie, selbstständige Überwachung der Leitung und Koordination der Multi-Center Studie, selbstständige und unterstützende Einsatzplanung von wissenschaftlichen Personal, selbstständige und eigenverantwortliche Strukturierung, Erneuerung und Weiterentwicklung des Qualitätsmanagements der KIM IV

Darauf kommt es uns an:

• erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung als Kauffrau/Kaufmann für Büroorganisation (m/w/d)
• einschlägige Berufserfahrung in vergleichbarer Position
• sicherer Umgang mit Standardsoftware (PowerPoint, Word, Excel) und moderner Bürotechnik
• ein hohes Maß an Selbstständigkeit, Zuverlässigkeit und Belastbarkeit
• rasche Auffassungsgabe, Empathie sowie Planungs- und Organisationsgeschick
• ausgeprägte Kommunikationsfähigkeit und sicheres, repräsentatives Auftreten
• Erkennen komplexer Zusammenhänge, sicheres Setzen von Prioritäten, zielorientierte Arbeitsweise

Kennziffer: 269/2024
Darauf können Sie zählen:
home_work_outlined
zukunftssicherer Arbeitsplatz
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kostenlose Fortbildungen
info inklusive Freistellung
face_outlined
Betriebliche Altersvorsorge
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Vermögenswirksame Leistungen
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30 Urlaubstage
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Gesundheitsangebote
info kostenlose Präventionskurse, Gesundheitssprechstunde, Stressmanagement, psychologische Mitarbeiterberatungen
local_offer_outlined
Produktvergünstigungen
info exklusive Mitarbeiterrabatte bei namhaften Marken
child_care_outlined
Familienbüro
info flexible Arbeitszeitmodelle, Kinderbetreuung, etc.
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Hilfe bei der Wohnungssuche
restaurant
Kantine

Ihre Ansprechpartnerin

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Steffi Hopf
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Sekretariat
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03641 9-324401