Assistenz im Büro des Kanzlers (m/w/d)

An der Bauhaus-Universität Weimar sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt zwei Stellen als

Assistenz im Büro des Kanzlers (m/w/d)

Verwaltungsangestellte bis zur E 8 TV-L
unbefristet zu besetzen. Es handelt sich jeweils um eine Teilzeitstelle (87,5 %) mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 35 Stunden.
Das Büro des Kanzlers hat ein gemeinschaftlich genutztes Sekretariat. Dieses unterstützt neben dem Kanzler schwerpunktmäßig auch dessen ständigen Vertreter und die angegliederten Geschäftsbereiche (Justitiariat, Servicezentrum Sicherheit und Umwelt, Innenrevision, Verwaltungsdigitalisierung, ERP-Hochschulkompetenzzentrum sowie den Umweltbeauftragten und das Wahlamt).
In enger Abstimmung und Zusammenarbeit mit IhrerIhrem Sekretariats-Kolleginen im Büro des Kanzlers sind Sie verantwortlich für die umfassende Organisation des Büros des Kanzlers. Dabei

• übernehmen Sie die Fachassistenz unter anderem in den Bereichen, Haushalt, Personal, Liegenschaften, Recht, Sicherheit,
• darüber hinaus übernehmen Sie allgemeine Verwaltungs-, Assistenz- und Organisationsaufgaben und sind zuständig für Terminkoordination, Korrespondenz und Kommunikation,
• organisieren Sie Dienstreisen,
• erstellen Sie Präsentationen und Präsentationsunterlagen,
• nehmen Sie an Beratungen/Besprechungen teil, bereiten diese inhaltlich vor bzw. nach und sind für die Protokollführung verantwortlich,
• betreuen und pflegen Sie die spezifischen Internetseiten und
• sind Sie für die Mittelbewirtschaftung im Büro des Kanzlers zuständig.

Einstellungsvoraussetzungen:

• eine Ausbildung als Verwaltungsfachangestellter, Fachangestellter für Bürokom­munikation, Kaufmann*Kauffrau für Büromanagement oder einen vergleichbaren Abschluss
• möglichst zwei Jahre Berufserfahrung in einer Assistenz- bzw. Sekretariatsfunktion
• sicherer Umgang mit einschlägiger Office-Software (z. B. MS Office, Adobe Acrobat, Typo3)
• eine ausgeprägte Kommunikationskompetenz, hohe Leistungsbereitschaft, selbständiges Arbeiten und Diskretionsfähigkeit
• Flexibilität, Teamfähigkeit, Bereitschaft zur Fort- und Weiterbildung
• idealerweise Kenntnisse universitärer Strukturen und Verwaltungsabläufe

Wenn Sie darüber hinaus gerne dienstleistungsorientiert arbeiten, initiativ und engagiert sind und zu­gleich über ein sicheres und höfliches Auftreten verfügen, dann freuen wir uns auf Ihre Bewerbung.

Wir bieten Ihnen

• ein fachlich vielfältiges, kollegiales, engagiertes Team und kurze Kommunikationswege,
• individuelle Angebote zur fachlichen und persönlichen Qualifizierung,
• eine universitäre Gesundheitsförderung und ein breites Hochschulsportangebot,
• attraktive Nebenleistungen z. B. vermögenswirksame Leistungen (VL) und betriebliche Altersvorsorge (VBL),
• einen zentrumsnahen Arbeitsplatz umgeben von den UNESCO-Welterbestätten Bauhaus Weimar und Klassisches Weimar.

Die Vergütung richtet sich nach den Bestimmungen des Tarifvertrages für den öffentlichen Dienst der Länder (TV-L) entsprechend den persönlichen Voraussetzungen bis zur Entgeltgruppe 8 TV-L.
Der Bauhaus-Universität Weimar sind Vielfalt und Chancengleichheit wichtige Anliegen. Wir setzen uns für ein familienfreundliches und diskriminierungsarmes Arbeitsumfeld ein und verfolgen eine gleichstel­lungsfördernde, vielfaltsorientierte Personalpolitik. Daher freuen wir uns besonders über Bewerbungen von Menschen mit unterschiedlichen Hintergründen, Erfahrungen, Biographien und Persönlichkeiten. Bei gleicher Eignung werden schwerbehinderte Menschen bevorzugt berücksichtigt.
Ihre Bewerbung, mit den üblichen aussagekräftigen Unterlagen, richten Sie bitte per Post oder elektro­nisch (Gesamt-PDF) und unter Angabe der Kennziffer GB/BdK-36/24 bis zum 14\. November 2024 an:
Bauhaus-Universität Weimar
Kanzler
Herrn Dr. Horst Henrici
Belvederer Allee 6
99425 Weimar
E-Mail: kanzler@uni-weimar.de
Hinweise zur Bewerbung
Wir weisen darauf hin, dass eventuell entstehende Fahrt- und Reisekosten nicht erstattet werden können.
Postalische Bewerbungen werden nach Abschluss des Verfahrens datenschutzkonform vernichtet und nicht zurückgesendet.
Hinweise zum Datenschutz
Bitte beachten Sie, dass bei einer unverschlüsselten Kommunikation per E-Mail die grundsätzliche Mög­lichkeit besteht, dass die an der Übertragung beteiligten Stellen die Inhalte der Nachricht zur Kenntnis nehmen können. Da der verschlüsselte Empfang Ihrer E-Mail seitens der Bauhaus-Universität Weimar nicht gewährleistet werden kann, weisen wir darauf hin, dass Sie die Bewerbung auch auf postalischem Weg an die oben genannte Adresse schicken können.
Bei der Übermittlung Ihrer Bewerbungsunterlagen in elektronischer Form gilt Ihre Zustimmung als erteilt, die E-Mail und deren Anhänge auf schädliche Codes, Viren und Spams zu überprüfen, die erforderlichen Daten vorübergehend zu speichern sowie den weiteren Schriftverkehr (unverschlüsselt) per E-Mail zu führen.
Die weiteren Hinweise zum Datenschutz gemäß Art. 13 EU-Datenschutzgrundverordnung (EUDSGVO) finden Sie unter: »Hinweise zum Datenschutz für Bewerberinnen und Bewerber« auf unsere Internetseite unter