Geschäftsleitung (m/w/d)

Gestalten Sie mit uns die Mobilität der Zukunft!

Die MDV-Geschäftsstelle besteht aus 50 Mitarbeitenden und arbeitet mit 23 Gesellschafter-Unternehmen zusammen. Wir suchen eine*n Sekretär*in, die/der als gute Seele des Unternehmens durch ein breit gefächertes Aufgabenspektrum in den Bereichen Terminmanagement, Organisation und Administration der Geschäftsleitung sowie den Mitarbeitenden die nötige Unterstützung und Entlastung schaffen kann. Als Allroundkraft übernehmen Sie gemeinsam mit einer weiteren Kollegin vielfältige Vorgänge im Büro. Die Dienstzeiten im Sekretariat von 7:30 - 17:00 Uhr sind in einem Besetzungsplan im Wechsel mit Ihrer Kollegin fest geregelt.

Ihre Aufgaben

• eigenständige Bearbeitung und Überwachung des Terminmanagements (Präsenz, digital), vordergründig für die Geschäftsleitung und in Teilen für andere Fachbereiche
• eigenständige Erledigung der Korrespondenz der Geschäftsleitung (E-Mail, Eingangs-, Ausgangspost, Telefon) und Adressdatenpflege
• Zusammenstellung von Präsentations- sowie Gremienunterlagen
• Gästebetreuung sowie Vor- und Nachbereitung von Beratungsräumen
• Planung und Organisation von Dienstreisen und Tagungen
• punktuelle Unterstützung der Personalabteilung und Buchhaltung (z.B. Urlaubsanträge, Anwesenheitsplaner, Kassenführung)
• Büromaterialkontrolle und -beschaffung
• selbständige Bearbeitung von Aufgaben der Firmensicherheit mit den externen Dienstleisterfirmen (Brandschutz, Datenschutz)

Ihr Profil

• Sie haben eine kaufmännische Ausbildung mit Schwerpunkt Bürokommunikation/ -management, sind mit Verwaltung sowie betriebswirtschaftlichen Vorgängen vertraut oder verfügen über eine vergleichbare Berufserfahrung.
• An der Schnittstelle zwischen Geschäftsleitung, Belegschaft und Gesellschaftern agieren Sie stets diskret, durchsetzungsstark, kommunikativ und lösungsorientiert.
• Sie besitzen eine rasche Auffassungsgabe, behalten den Überblick in stressigen Situationen, ergreifen Eigeninitiative und sind ein Organsiationstalent, dass sich nicht scheut Neuerungen vorzuschlagen.
• Dem Umgang mit digitalen Prozessen im Büroumfeld stehen Sie offen und neugierig gegenüber.
• Gute EDV-Kenntnisse und sicherer Umgang mit MS Office sowie Videokonferenztools