Mitarbeiter Verwaltung/Sekretariat (m/w/d)

Kontakt

Andrea Voigt

• Bereich Fachdienst Personal
• Funktion Mitarbeiterin Personalservice
• Telefon 0049 3641 49-2016
• E-Mail bewerbungen@jena.de(Link sendet E-Mail) (Link sendet E-Mail)
• Raum 02_02
• Adresse Am Anger 15 07743 Jena Deutschland

Im Team Flüchtlingsangelegenheiten und Übergangswohnheime des Fachdienstes Soziales der Stadtverwaltung Jena ist schnellstmöglich o. g. Stelle, zunächst befristet bis zum 31.12.2026, neu zu besetzen.
Die statistische Erfassung der untergebrachten Personen bildet die Grundlage für die Abrechnungen der Leistungen gegenüber dem Thüringer Landesverwaltungsamt. Zudem machen Sie die Kosten geltend und behalten den Überblick über Zahlungseingänge sowie die Aufteilung auf die verschiedenen Unterkünfte.

Ihre Aufgaben

• Erstellung und Bearbeitung der Belegungsstatistiken für Gemeinschafts- und Einzelunterkünfte
• Bearbeitung der Kostenerstattung gegenüber den Abrechnungsstellen
• allgemeine Sekretariatsorganisation und -kommunikation (Terminmanagement, Telekommunikation, Postbearbeitung, Schriftgutverwaltung, Büromaterialbeschaffung)
• Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen einschließlich Protokollierung
• Mitwirkung bei der Bearbeitung von Verwaltungsvorgängen

Ihr Profil

• Abschluss als Verwaltungsfachangestellter (FL I), Kaufmann für Büromanagement oder vergleichbar
• einjährige Berufserfahrung in einer vergleichbaren Position ist wünschenswert
• Rechtskenntnisse in asyl- und aufenthaltsrechtlichen Regelungen sowie im kommunalen Haushaltsrecht sind von Vorteil
• gute EDV-Anwenderkenntnisse in der Standard-Bürosoftware, insbesondere Excel

Sie verfügen über eine selbstständige und ergebnisorientierte Arbeitsweise sowie ausgeprägtes Verhandlungsgeschick und Durchsetzungsvermögen. Ihr analytisches Denkvermögen sowie Ihre ausgeprägte Zahlenaffinität helfen Ihnen, den Überblick bei komplexen Zusammenhängen zu bewahren. Zudem verbinden Sie Motivation und Einsatzbereitschaft mit hoher Kommunikationsfähigkeit und Kollegialität.

Unser Angebot an Sie

Unser Angebot an Sie

• ein zunächst befristetes Arbeitsverhältnis bis zum 31.12.2026 in Vollzeit
• eine Vergütung bis zur Entgeltgruppe 7 TVöD mit regelmäßigen Tariferhöhungen, einschließlich verschiedener Jahressonderzahlungen („Weihnachtsgeld“ und Leistungsprämie) und einer betrieblichen Altersvorsorge
• flexible, familienfreundliche Arbeitszeiten und Arbeitsmodelle sowie 30 Tage Urlaub
• eine gezielte Einarbeitung sowie Unterstützung bei der fachlichen Qualifizierung und Weiterbildung
• ein vergünstigtes VMT-Jobticket oder City Card oder teilweise Übernahme der Kindergartengebühren
• ein betriebliches Gesundheitsmanagement und die Möglichkeit des Fahrradleasings

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann bewerben Sie sich über unser Online-Bewerbungsportal und nutzen dafür den Button "Online-Bewerbung" bis spätestens 15.04.2025.

Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung

Die Stadt Jena engagiert sich für Chancengleichheit.
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