Grundlage sind die Kernaufgaben und das Anforderungsprofil der Tätigkeitsbeschreibung der EG 3.2 der Anlage 1 zur GBV-Entgelt, insbesondere:
Allgemeine Sekretariatsaufgaben
allgemeine Bürotätigkeiten (Kopieren, Materialbestellung,
Versand von Informationsmaterial, Informationsbeschaffung (auch im Internet/Intranet), etc.)
Postbearbeitung
Verteiler aufbauen und pflegen
Telefonvermittlung an zuständigen Bearbeiterin, einfache Telefonauskünfte, Terminplanung, Terminüberwachung
Organisation und Nachhalten technischer und logistischer Abläufe in der Landesbezirksverwaltung (Materialwirtschaft, Bestellen von Bürobedarfsmaterial, Überwachen der Bestandsmaterialien)
Schreibarbeiten, Textbearbeitung von Standardtexten, Erstellen von Briefentwürfen
Text- und Präsentationsgestaltung nach Vorgaben (Flugblätter, Informationsmaterial, Präsentationen)
einfache Reiseplanung
Reisekostenabrechnung erstellen und überprüfen
Unterstützung bei der Organisation von Veranstaltungen und Seminaren nach Vorgabe, Bestellen von Räumen, Organisieren der Bewirtung, Rezeptionstätigkeit
MIBS-Bearbeitung und Abfragen aller Daten
Kostenstellen ermitteln und eintragen
Anforderungen der Stelle
Formale Abschlüsse
Gute Fachkenntnisse und Fertigkeiten, erworben durch abgeschlossene Berufsbildung von mindestens drei Jahren oder vergleichbare Berufserfahrung.
Fachliche Kenntnisse
allgemeine gewerkschaftliche und ver.di-spezifische Kenntnisse
einschlägige Verwaltungskenntnisse
Zielgruppenkenntnisse
Sicherheit in der deutschen Sprache in Wort und Schrift
Informationstechnische Kenntnisse
gute Kenntnisse verschiedener Soft- und Hardware
Soziale Anforderungen / Verantwortung
Grundvoraussetzung sind gute Umgangsformen, sozialkommunikative Fähigkeiten, sozialkommunikative Kompetenz auch am Telefon, Teamfähigkeit
Grundlegende Fähigkeit, Kritik und Beschwerden aufzunehmen, im Rahmen des eigenen Aufgabengebietes zu klären oder an zuständige Dritte weiterzuleiten
selbständige Bearbeitung von Standardvorgänge
Belastbarkeit, auch im Umgang mit Mehrfachanforderungen
Kritik- und Konfliktfähigkeit
Weitere Anforderungen
Bereitschaft zur Weiterbildung
fachliche Verantwortung für die eigenständige Abarbeitung der übertragenen Aufgaben
vertraulicher Umgang mit Daten und Informationen
Weitere Informationen
Frauen sowie Menschen mit Schwerbehinderung oder Gleichgestellte werden bei entsprechend gleicher Eignung und Qualifikation bevorzugt berücksichtigt.
Das Einverständnis für die Weiterleitung der Daten aus der Bewerbung an unsere diesbezüglichen Führungskräfte, unseren Betriebsrat, unsere Frauen- und Gleichstellungsbeauftragte und ggf. unsere Schwerbehindertenvertretung wird vorausgesetzt.
