Mitarbeiterin oder Mitarbeiter für Studienamt und Sekretariat (w/m/d)

An der Fakultät Digitale Transformation der Hochschule für Technik, Wirtschaft und Kultur Leipzig (HTWK Leipzig) ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle zu besetzen:
MITARBEITERIN ODER MITARBEITER FÜR STUDIENAMT UND SEKRETARIAT (W/M/D)
▪ Vollzeitbeschäftigung
▪ unbefristet
▪ Entgeltgruppe 6 TV-L

Ihre Aufgaben

▪ Organisation und Koordination des Geschäftsverkehrs im Dekanat, insbeson-dere

• Planen, Koordinieren sowie Überwachen von Terminen und Fristen,
• Bearbeiten des Postein- und -ausgangs sowie der elektronischen Kommunika-tion, Erteilen telefonischer Auskünfte,
• administrative Betreuung der Beschäftigten der Fakultät, insbesondere in Krank-heits- und Urlaubsangelegenheiten,
• Abwicklung von Lehraufträgen,
• Vorbereitung, Organisation, reisekostenrechtliche Vorprüfung und Abrechnung von Dienstreisen,
• Erstellung von Beschaffungsanträgen und Auslösen von Bestellungen;

▪ Informationsmanagement

• Zusammenstellen von Präsentationen und Unterlagen nach Vorgaben,
• Zuarbeiten für die Finanzbuchhaltung und Pflege von Datensätzen,
• Kommunikation und Absprachen mit dem Gebäudemanagement;

▪ Unterstützung bei der Organisation von Beratungen der Fakultätsgremien, in-klusive Protokollführung sowie bei Veranstaltungen der Fakultät;
▪ Tätigkeiten im Studienamt

• Mitarbeit bei der Studienorganisation, z. B. bei der Lehrveranstaltungsplanung, Organisation der Einschreibung in Wahlpflichtmodule, Pflege der Moduldaten-bank und des E-Learning-Systems,
• Mitarbeit beim Prüfungsmanagement an der Fakultät in Zusammenarbeit mit dem Zentralen Prüfungsamt, z. B. durch Organisation und Koordination von Prü-fungen und Prüfungsaufsichten sowie Archivierung von Prüfungsunterlagen,
• Unterstützung bei der studiengangsbezogenen Kommunikation der Fakultät mit Studierenden sowie der Hochschulverwaltung,
• Unterstützung bei der Umsetzung von Studierendenbefragungen sowie
• Mitwirkung im Praxispartner-Management in den dualen Studiengängen, z. B. durch Vermittlung von Studieninteressierten an Praxispartner, Koordination von Praxispartner-Anfragen, Unterstützung bei Praxispartner-Treffen und Workshops.

Sie bringen mit

• Sie haben eine abgeschlossene Berufsausbildung im kaufmännischen Bereich, Bü-romanagement oder einer vergleichbaren Qualifikation bzw. nachgewiesene gleichwertige Fähigkeiten und Erfahrungen;
• von Vorteil sind Berufserfahrungen in der Verwaltung einer Hochschule oder einer anderen öffentlichen Einrichtung;
• Sie verfügen über ausgezeichnete MS-Office-Kenntnisse;
• Sie zeichnet eine überdurchschnittlich ausgeprägte Dienstleistungsorientierung und Sorgfalt bei der Bearbeitung Ihrer Aufgaben aus;
• idealerweise sind Sie sicher in der Anwendung der englischen Sprache in Wort und Schrift;
• Organisationstalent gehört ebenso zu Ihren Stärken wie Verantwortungsbewusstsein, Zuverlässigkeit und Kommunikationsfähigkeit.

Wir bieten

• Sie übernehmen eine verantwortungsvolle Tätigkeit in einem interessanten und vielfältigen Aufgabengebiet mit Gestaltungsspielraum.
• Sie erhalten eine umfassende Einarbeitung.
• Individuelle Entwicklungsgespräche und umfangreiche Weiter- und Fortbil-dungsangebote ermöglichen gemeinsames Wachstum.
• Ihr Wohlbefinden und Ihre Gesundheit liegen uns am Herzen. Hierfür bieten wir ins-besondere flexible Arbeitsbedingungen, einen familiengerechten Arbeitsplatz und vielfältige Angebote des Hochschulgesundheitsmanagements sowie des Hochschulsports.
• Sie erhalten eine Jahressonderzahlung und haben die Möglichkeit, ein ermäßig-tes Ticket für den bundesweiten Personennahverkehr (Deutschland-Jobticket) zu beziehen.

Bewerbungsablauf

Bitte senden Sie Ihre aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen in einem PDF-Dokument bis zum 23.04.2025 per E-Mail mit dem Betreff DIT 02 an stellenausschreibung@htwk-leipzig.de.
Die HTWK Leipzig begrüßt Bewerbungen von Frauen ausdrücklich. Bei Unterrepräsentanz werden Frauen bei entsprechender Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Bewerbungen schwerbehinderter und diesen gleichgestellten Personen werden bei glei-cher Eignung bevorzugt berücksichtigt.
Im Zusammenhang mit der Bewerbung entstehende Kosten werden nicht erstattet.
Bitte beachten Sie unsere Hinweise zum Bewerbungsverfahren und zum Datenschutz unter
www.htwk-leipzig.de/hochschule/stellenangebote/fach-und-fuehrungskraefte.