Office Manager*in / Administrative Assistenz (m/w/d) in der Wissenschaft

Detailansicht des Stellenangebots Stellendetails zu: Office Manager*in / Administrative Assistenz (m/w/d) in der Wissenschaft Office Manager*in / Administrative Assistenz (m/w/d) in der WissenschaftKopfbereichArbeitBürokaufmann/-frauOffice Manager*in / Administrative Assistenz (m/w/d) in der WissenschaftSenckenberg Gesellschaft für NaturforschungVollzeitTeilzeit (Vormittag, Nachmittag)Jenaab sofortbefristet für 24 MonateHeuteStellenbeschreibungVergütung: nach TV-L E 8

Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung mit Hauptsitz in Frankfurt am Main sucht zum nächstmöglichen Zeitpunkt am Standort Jena eine*n

Office Manager*in / Administrative Assistenz (m/w/d) in der Wissenschaft

(Vollzeit, vollzeitnahe Teilzeit möglich)

Ihre Aufgaben

· Administrative Unterstützung der Institutsleitung sowie von zwei internationalen Arbeitsgruppen in den Feldern Ökologie und Evolution der Moose und Digital Collectomics und dem Herbarium Haussknecht in einem neu etablierten Institut
· Allgemeine organisatorische und administrative Assistenzaufgaben in deutscher und englischer Sprache (Bestellwesen, Finanzverwaltung, Budgetmonitoring, Reiseorganisation inkl. Abrechnung, Terminverwaltung, Unterstützung bei Vertragserstellungen und Ausschreibungen, Kommunikation mit der Verwaltung in Frankfurt)
· Pflege von verschiedenen Datenbanken, Reportings sowie der Homepage
· Vor- und Nachbereitung von Sitzungen und Veranstaltungen inkl. Unterstützung bei der Erstellung von Sitzungs- und Präsentationsunterlagen

Ihre Qualifikationen

Eine erfolgreiche abgeschlossene Ausbildung zum/zur Fremdsprachensekretär*in oder eine vergleichbare Qualifikation
Mehrjährige Berufserfahrung im Assistenzbereich oder Sekretariat oder im administrativen Bereich, idealerweise in einem wissenschaftlichen Umfeld
Gute IT-Kenntnisse (MS Office, gängige Datenbanken)
SAP-Kenntnisse sind von Vorteil
Sichere Korrespondenz in deutscher und englischer Sprache
Selbstständiges, strukturiertes und lösungsorientiertes Arbeiten in einem komplexen Arbeitsumfeld
Interkulturelle Kompetenz und Aufgeschlossenheit
Hohes Maß an Teamfähigkeit und Kommunikationsfähigkeit

Wir bieten

· eine attraktive und abwechslungsreiche Tätigkeit in einer weltweit anerkannten Forschungseinrichtung
· selbstständiges Handeln in einem internationalen, motivierten und professionellen Umfeld
· flexible Arbeitszeiten im Rahmen üblicher Präsenzzeiten - Möglichkeit zu mobilem Arbeiten - Unterstützung bei der Kinderbetreuung oder bei der Pflege von Familienangehörigen (zertifiziert durch das „audit berufundfamilie“) - eine tarifliche Jahressonderzahlung - tariflichen Urlaubsanspruch - betriebliche Altersvorsorge
Ort: Jena (Thüringen)
Beschäftigungsumfang: Vollzeit (40 Stunden/Woche), vollzeitnahe Teilzeit möglich
(mind. 75%)
Vertragsart: Zunächst befristet für die Dauer von 2 Jahren, eine Entfristung wird angestrebt
Vergütung: Tarifvergütung nach TV-L E 8
Senckenberg engagiert sich für Vielfalt. Wir profitieren von den unterschiedlichen Expertisen, Perspektiven und Persönlichkeiten unserer Mitarbeiterinnen und freuen uns über jede Bewerbung qualifizierter Kandidatinnen, unabhängig von Alter, Geschlecht oder geschlechtlicher Identität, ethnischer oder kultureller Herkunft, Religion und Weltanschauung, sexueller Orientierung und Identität oder Behinderung. Bewerber*innen mit einer Schwerbehinderung werden bei gleicher Eignung besonders berücksichtigt. Senckenberg unterstützt aktiv die Vereinbarkeit von Beruf und Familie und legt großen Wert auf eine gleichberechtigte und inklusive Kultur der Zusammenarbeit.
Sie möchten sich bewerben?
Dann senden Sie uns Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen (Anschreiben, detaillierter Lebenslauf, Ausbildungs- und Arbeitszeugnisse) in elektronischer Form (als eine zusammenhängende PDF-Datei) bitte stets unter Angabe der Referenznummer #13-24003 bis zum 28.07.2024 an recruiting@senckenberg.de oder bewerben Sie sich direkt auf unserer Homepage über das Online Bewerbungsformular unter
Online bewerben | Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung.
Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung
Senckenberganlage 25
60325 Frankfurt a.M.
E-Mail: recruiting@senckenberg.de
Für fachliche und inhaltliche Rückfragen zur Stelle stehen Ihnen Frau Brückner unter doreen.brueckner@senckenberg.de oder Frau Prof. Dr. Römermann unter christine.roemermann@uni-jena.de sehr gerne zur Verfügung.
Weitere Informationen über die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung finden Sie unter www.senckenberg.de.
Die Senckenberg Gesellschaft für Naturforschung (SGN) wurde 1817 gegründet und zählt zu den wichtigsten Forschungseinrichtungen rund um die biologische Vielfalt. An den elf Standorten in ganz Deutschland betreiben Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus über 40 Nationen modernste Forschung auf internationaler Ebene. Am neuen Standort in Jena befindet sich das Senckenberg Institut für Pflanzenvielfalt Jena (SIP), welches in Kooperation mit der Friedrich-Schiller-Universität Jena um das Herbarium Haussknecht herum in einer Forschungsstadt mit modernsten Wissenschaftseinrichtungen im April 2024 neu gegründet wurde.
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