Das Max-Planck-Institut für Biogeochemie (MPI-BGC) in Jena widmet sich der interdisziplinären Grundlagenforschung im Bereich der Erdsystemwissenschaften mit dem Schwerpunkt Klima und Ökosysteme. Das international renommierte Institut mit derzeit rund 230 Beschäftigten begeht im Jahr 2022 sein 25-jähriges Jubiläum. Jena ist für High-Tech-Industrie, international renommierte Forschungseinrichtungen und eine moderne Universität bekannt. Es verfügt aber auch über eine schöne Naturkulisse im grünen Saaletal mit steilen Kalksteinhängen. Die Stadt Jena hat eine aktive Studentenszene und ein vielfältiges kulturelles Leben. Wir suchen zum 01.05.2025
Sachbearbeiter/in Drittmittel und Reisekosten (m/w/d)
(Teilzeit im Umfang von 0,75 Stellenanteilen, zunächst befristet für 2 Jahre, anschließende
Entfristung möglich)
Hintergrund und Positionsbeschreibung:
Wir suchen Bewerberinnen und Bewerber, die nach einer kaufmännischen Ausbildung über Erfahrungen in der Buchhaltung oder im Controlling verfügen. Erfahrungen mit Drittmitteln und Reisekosten sind von Vorteil, aber nicht Bedingung. Eine Einarbeitung in die konkreten Aufgabengebiete wird gewährleistet. Der Schwerpunkt der Stelle liegt im Bereich Drittmittel. Der/die Stelleninhaber/in arbeitet künftig mit teilweise internationalen Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern zusammen, deren Bedarfe er/sie aufgrund guter deutscher und englischer Sprachkenntnisse schnell erfassen und gem. einschlägiger rechtlicher Vorgaben umsetzen kann. Die Servicegruppe Verwaltung umfasst die Sachgebiete Personal, Buchhaltung, Einkauf, Warenein- und -ausgang, Drittmittel, Reisekosten und Rezeption mit zurzeit 14 Kolleginnen und Kollegen. Der/die Stelleninhaber/in arbeitet in einem Team von dann 4 Sachbearbeiter/innen Drittmittel und 1 Sachbearbeiter/in Reisekosten. Eine langfristige Beschäftigung wird bei Bewährung angestrebt.
Ihre Aufgaben
- Administrative Sachbearbeitung der Anbahnung, Durchführung und Abrechnung/Auditierung von drittmittelfinanzierten Forschungsverbünden bzw. Drittmittelprojekten nationaler und internationaler Fördermittelgeber und MPG-Vorhaben einschl. Erstellen von Zwischen- und Abschlussnachweisen sowie Vorbereitung externer Mittelverwendungsprüfungen;
- Administrative Koordination der Partner in drittmittelfinanzierten Forschungsverbünden bzw. Drittmittelprojekten nationaler und internationaler Fördermittelgeber und MPG-Vorhaben;
- Beraten von Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftlern zu administrativen Fragen der Projektbeantragung, - durchführung und -abrechnung;
- Administrative Bearbeitung von Dienstreisen nach dem Bundesreisekostengesetz mit Schwerpunkt Inlandsdienstreisen;
- Sicherstellung des Informations- und Datenaustauschs zum Travelcenter der Max-Planck-Gesellschaft;
- Bearbeitung der AirPlus-Kreditkartenabrechnung;
Ihr Profil
- Erfolgreich abgeschlossene Berufsausbildung zum Bürokaufmann/-frau oder vergleichbare Qualifikationen wird vorausgesetzt;
- (Erste) berufliche Erfahrungen in der Buchhaltung oder im Controlling sowie Kenntnisse im Rechnungswesen, Zuwendungs- und Steuerrecht sind vorteilhaft;
- (Erste) berufliche Erfahrungen in der administrativen Anbahnung, Durchführung und Abrechnung von Drittmittelprojekten im Bereich der nationalen und internationalen Forschungsförderung; Kenntnisse zuwendungsrechtlicher Vorgaben der MPG sowie nationaler und internationaler Fördermittelgeber sind vorteilhaft;
- (Erste) berufliche Erfahrungen in der Sachbearbeitung von Dienstreisen gem. Bundesreisekostengesetz sowie der allgemeinen Verwaltungsvorschrift hierzu sind vorteilhaft;
- Gute Kenntnisse der deutschen und englischen Sprache in Wort und Schrift sind vorteilhaft;
- Kenntnisse von SAP sind vorteilhaft;
- Strukturierte, genaue und selbständige Arbeitsweise sind vorteilhaft;
- Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke, Serviceorientierung und interkulturelle Kompetenz sind vorteilhaft.
Unser Angebot
Teilzeitarbeit ist grundsätzlich möglich. Die Eingruppierung erfolgt bei Erfüllung der tariflichen Voraussetzungen nach EG 9a TVöD Bund; zusätzlich gewähren wir eine Altersversorgung in Anlehnung an den öffentlichen Dienst (VBL).
Die Max-Planck-Gesellschaft bemüht sich um die Gleichstellung von Frauen und Männern und um Vielfalt. Sie will den Anteil von Frauen in den Bereichen erhöhen, in denen sie unterrepräsentiert sind. Frauen werden daher ausdrücklich ermutigt, sich zu bewerben. Wir begrüßen Bewerbungen aus allen Bereichen. Die Max-Planck-Gesellschaft hat sich zum Ziel gesetzt, mehr schwerbehinderte Menschen zu beschäftigen. Bewerbungen von Schwerbehinderten sind ausdrücklich erwünscht.
Ihre Bewerbung:
Der Verwaltungsleiter Dr. Matthias Braun steht Ihnen für Rückfragen gerne unter mbraun@bgc-jena.mpg.de zur Verfügung. Haben wir Ihr Interesse geweckt? Dann senden Sie uns bitte Ihre Bewerbung mit Anschreiben, Lebenslauf sowie Namen und Kontaktinformationen zweier Referenzen per E-Mail zusammengefasst in einer PDF-Datei (max. 10 MB) bis zum 16\. Januar 2025 unter Angabe der Kennziffer 25/2024 an bewerbung@bgc-jena.mpg.de oder an das
Max-Planck-Institut für Biogeochemie
Personalbüro: Kennwort “25/2024.”
Hans-Knöll-Straße 10
07745 Jena
Wir bitten darum, keine Bewerbungsmappen zu verwenden, sondern ausschließlich Kopien einzureichen, da Ihre Unterlagen nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens datenschutzgerecht vernichtet werden.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung
