10. Oktober 2024
Im Thüringer Landesamt für Finanzen (TLF) ist im Referat Z 1 „Personalangelegenheiten, Aus- und Fortbildung, Registratur und Personalaktenverwaltung“ am Standort Erfurt zum nächstmöglichen Zeitpunkt ein Dienstposten eines/einer
Sachbearbeiter/in (m/w/d) der Registratur, der Schriftgutverwaltung und Altschriftgutverwaltung aller Registraturen des TLF und der Personalaktenverwaltung
befristet bis zum 31. Dezember 2025 zu besetzen.
Diese Aufgaben erwarten Sie bei uns:
- die Begleitung der Umstellung auf elektronische Aktenführung im Programm Thüringen VIS, einschließlich der Erstellung einer Dienstanweisung für den Umgang mit (elektronischem) Schriftgut,
- die Fachaufsicht und Anleitung in der Registratur, Altschriftgutverwaltung und Personalaktenverwaltung:
o Ansprechpartner zur Klärung fachlicher Einzel- und Allgemeinfragen innerhalb der Registratur sowie dem gesamten Haus zu den Bereichen Registrierung, Aufbewahrung/Ablegen, Bereitstellen, Aussondern/Vernichten von Akten,
o Überwachung der Einhaltung der Richtlinien in den o.g. Berreichen,
o Überwachung und Einteilung der Arbeiten sowie der Arbeitsabläufe innerhalb der Registratur,
- Registrieren von Schriftgut,
- Ablegen/Aufbewahren von Dokumenten und Vorgängen entsprechend der Geschäftsgangsvermerke,
- Bereitstellen von Dokumenten und Vorgängen,
- Termingenaue Vorlage der Wiedervorlagen bei den jeweiligen Bearbeitern und der Erinnerungsmitteilungen beim jeweiligen Referatsleiter,
- Abgabe amtlicher Veröffentlichungen an das Hauptstaatsarchiv,
- Aussondern / Vernichten von Dokumenten und Vorgängen und
- Vernichtung nicht archivwürdiger Vorgänge gemäß datenschutzrechtlicher Bestimmungen sowie deren Löschung im VIS-Programm.
Diese Qualifikation erwarten wir:
- eine abgeschlossene Laufbahnausbildung im gehobenen nichttechnischen Dienst (vorzugsweise der Fachrichtung Verwaltung) oder einen vergleichbaren Abschluss (abgeschlossene (Fach-)Hochschulausbildung (Diplom [FH] /Bachelor), vorzugsweise der Fachrichtung Verwaltung) oder
- ein abgeschlossenes Fachhochschulstudium/Bachelor-Studium im Bereich der Informationswissenschaften mit der Fachrichtung Archiv oder Dokumentation oder ein vergleichbarer Abschluss, welche den Zugang zum gehobenen nichttechnischen Dienst
eröffnet.
Wünschenswert sind zudem Berufserfahrungen im beschriebenen Aufgabengebiet.
Überdies sind ein sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen sowie ein hohes Maß an Eigeninitiative, Flexibilität, Organisationsvermögen, Kommunikations- und Teamfähigkeit sowie Belastbarkeit erforderlich. Sie überzeugen durch eine schnelle Auffassungsgabe sowie Urteilsfähigkeit und die Fähigkeit, selbständig und effizient zu arbeiten. Mit neuen Aufgaben können Sie sich schnell vertraut machen. Ein sicheres, freundliches und souveränes Auftreten rundet ihr Profil ab.
Folgende Konditionen bieten wir Ihnen:
- flexible Arbeitszeitgestaltung zur Vereinbarkeit von Familie und Beruf, u.a.:
- Gleitzeit ohne Kern- oder Funktionszeiten,
- Arbeitszeitspanne von 06:00 Uhr bis 20:00 Uhr,
- die Möglichkeit von Teilzeit,
- die Möglichkeit auf Homeoffice oder Telearbeit nach Prüfung der Voraussetzungen,
- 30 Tage Erholungsurlaub,
- vielseitiges Angebot an Fortbildungsmöglichkeiten sowie
- Nebenleistungen wie z.B. Vermögenswirksame Leistungen, Job-Ticket und betriebliche Altersvorsorge (VBL).
Der Dienstposten ist grundsätzlich auch für eine Teilzeitbeschäftigung geeignet. Geht eine entsprechende Bewerbung ein, wird geprüft, ob dem Teilzeitwunsch im Rahmen der dienstlichen Möglichkeiten (insbesondere Anforderungen des Dienstpostens, gewünschte Gestaltung der Teilzeit) entsprochen werden kann.
Die Tätigkeit ist vorbehaltlich der tarifgerechten Eingruppierung mit der Entgeltgruppe 9b der Entgeltordnung zum TV-L bewertet. Der Dienstposten ist im Ergebnis der analytischen Dienstpostenbewertung mit der Besoldungsgruppe A 10 ThürBesO A bewertet.
Das Thüringer Landesamt für Finanzen fördert die berufliche Gleichstellung der Geschlechter. Männer sind im ausgeschriebenen Bereich unterrepräsentiert. Alle anderen Geschlechter werden daher besonders aufgefordert, sich zu bewerben.
Das wäre was für Sie?
Dann freuen wir uns über Ihre vollständigen und aussagekräftigen Bewerbungsunterlagen über die Online-Bewerbungsfunktion im entsprechenden Stellenangebot auf dem Karriere- und Bewerbungsportal des Freistaats Thüringen:
Sachbearbeiter/in (m/w/d) der Registratur, der Schriftgutverwaltung und Altschriftgutverwaltung aller Registraturen des TLF und der Personalaktenverwaltung - Stellenbörse Freistaat Thüringen (thueringen.de)
bis zum 31.10.2024 unter Angabe des o. g. Aktenzeichens.
Zu Ihrer Bewerbung reichen Sie bitte folgende Bewerbungsunterlagen ein: Bewerbungsanschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Nachweis über den Berufs- bzw. Studienabschluss, Arbeitszeugnisse und sonstige Qualifizierungen, ggf. Nachweis der Schwerbehinderung / Gleichstellung.
Wir bitten um Verständnis, dass wir aus organisatorischen Gründen die Erteilung einer Eingangsbestätigung auf Ihre Bewerbung nicht garantieren können.
Sollten Sie noch Fragen haben:
Auskünfte zum ausgeschriebenen Aufgabenbereich erteilt Ihnen Herr Dr. Osterburg
(Telefon: 0361 573632-477). Für Fragen zum Ausschreibungsverfahren steht Ihnen Frau Scharlau (Telefon: 0361 573632-479) zur Verfügung.
Was gilt es allgemein zu beachten?
Anerkannt schwerbehinderte Menschen und ihnen Gleichgestellte werden bei gleicher Eignung bevorzugt.
Wir bitten um Verständnis, dass eventuelle Kosten, die mit der Bewerbung im Zusammenhang stehen, nicht erstattet werden können.
Informationen zum Umgang mit Ihren persönlichen Daten finden Sie unter https://tlf.thueringen.de/datenschutz/.
