Am Leibniz-Institut für jüdische Geschichte und Kultur - Simon Dubnow ist zum nächstmöglichen Zeitpunkt folgende Stelle in Teilzeit (i.H.v. 50%) zu besetzen:
Sachbearbeiter:in Verwaltung (m/w/d)
Das Leibniz-Institut für jüdische Geschichte und Kultur - Simon Dubnow (DI) ist eine international ausgerichtete Forschungseinrichtung, die sich der wissenschaftlichen Erforschung der jüdischen Lebenswelten vornehmlich in Mittel- und Osteuropa von der Neuzeit bis zur Gegenwart widmet. Es vertritt diesen Gegenstand in der universitären Lehre und präsentiert die Ergebnisse seiner Forschung in unterschiedlichen Formen vor einer akademischen und allgemein interessierten Öffentlichkeit. Das DI arbeitet eng mit der Universität Leipzig sowie mit der Hebräischen Universität Jerusalem zusammen. Darüber hinaus unterhält es Kooperationsbeziehungen zu zahlreichen wissenschaftlichen Einrichtungen in Israel, den USA, Europa und Deutschland und stellt einen Ort des Austauschs für Wissenschaftlerinnen und Wissenschaftler aus der ganzen Welt dar.
Die Stelle ist zunächst auf zwei Jahre befristet. Wir streben jedoch die Erweiterung des Teams und somit eine langfristige Zusammenarbeit an.
Ihre Aufgaben
- Beschaffungsmanagement: Bearbeiten von Beschaffungsvorgängen jeder Art unter Berücksichtigung der geltenden rechtlichen Bestimmungen, Beratung und Unterstützung der Mitarbeitenden bei Bedarfsanmeldungen, Erstellung von Vergabeunterlagen, Dokumentation der Beschaffungsvorgänge und digitale Ablage; Erstellung von Vergabestatistiken
- Rechnungsprüfung sowie Abwicklung von Reklamationen, Garantieleistungen, Reparaturen und vergleichbaren Serviceeinsätzen
- Pflege von Lieferantenstammdaten, Überwachung und Neuverhandlung bestehender Konditionen und Rahmenvereinbarungen
- Unterstützung bei der Etablierung von Nachhaltigkeitsmaßnahmen insb. bei Beschaffungsvorgängen, Mitarbeit bei der Erstellung eines Nachhaltigkeitskonzepts sowie einer CO2-Bilanzierung
- Unterstützung bei reisekostenrechtlichen Fragestellungen inkl. Prüfung von Dienstreiseanträgen und Bearbeitung von Reisekostenabrechnungen auf der Grundlage der Vorgaben des Reisekostenrechts sowie der zugehörigen Verwaltungsvorschriften, Mitarbeit bei der Einführung eines digitalen Dienstreisemanagements
- Übernahme von allgemeinen Verwaltungsaufgaben
Ihr Profil
- Abgeschlossene kaufmännische Ausbildung oder vergleichbare Qualifikation
- mehrjährige Berufserfahrung in der öffentlichen Verwaltung, idealerweise im Bereich Beschaffung/Vergabe und/oder Reisekostenbearbeitung von Vorteil
- Gute Kenntnisse der Vergabevorschriften der öffentlichen Verwaltung sowie des Reisekostenrechts (SächRKG, BRKG, Auslandsreisekostenverordnung ARV), Erfahrungen im Dienstreisemanagement wünschenswert sowie grundlegende Kenntnisse der Finanzbuchhaltung
- Vertrautheit mit einschlägigen EDV-Anwendungen (MS Office, insbesondere Textverarbeitung, Tabellenkalkulation)
- Zuverlässige, selbständige, strukturierte, dienstleistungsorientierte Arbeitsweise mit hohem Maß an Eigeninitiative, Teamfähigkeit, Kommunikationsstärke
- gute Deutsch- und Englischkenntnisse in Wort und Schrift
Wir bieten
- eine abwechslungsreiche Tätigkeit in einem international geprägten Umfeld
- gute Möglichkeiten, um Beruf und Familie vereinbaren zu können
- einen Arbeitsplatz in zentraler Lage in Leipzig
- ein Entgelt nach TV-L sowie die damit verbundenen Sozialleistungen des Öffentlichen Dienstes (30 Urlaubstage zzgl. 24. und 31. Dezember bei einer 5-Tage-Woche, betriebliche Altersvorsorge (VBL) und Jahressonderzahlung)
- arbeitsplatzbezogene Fortbildungen
Die Stelle ist in Teilzeit zu besetzen. Die Vergütung erfolgt in Abhängigkeit von Qualifikation und Erfahrungen nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TV-L), vorgesehene Entgeltgruppe 8 TV-L.
Die Gleichstellung aller Beschäftigten ist uns wichtig. Wir freuen uns deshalb über jede Bewerbung unabhängig von ethnischer Herkunft, Alter, Geschlecht, Religion, Behinderung oder sexueller Identität. Schwerbehinderte sowie gleichgestellte Bewerber:innen werden bei entsprechender Eignung vorrangig berücksichtigt. Ziel ist es zudem, die Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben zu gewährleisten.
Die von Ihnen im Bewerbungsverfahren mitgeteilten Daten werden vom DI verarbeitet. Das DI nutzt die Daten für die Zwecke des Bewerbungsverfahrens. Eine Weiterleitung der Daten an Dritte erfolgt nicht. Vorstellungskosten werden nicht übernommen.
Bitte senden Sie Ihre Bewerbung einschließlich Motivationsschreiben, Tabellarischem Lebenslauf, Abschlusszeugnissen sowie Kopien relevanter Zeugnisse und Beurteilungen bis zum 15. Januar 2025 elektronisch an:
Bewerbungen sollten in einer einzigen PDF-Datei gesendet werden. Die Bewerbung per E-Mail erfolgt unverschlüsselt und ist damit datenschutzrechtlich bedenklich. Der:die Bewerber:in trägt dafür die volle Verantwortung.
Für personalrelevante Rückfragen steht Ihnen zur Verfügung: Mandy Fitzpatrick, Tel. 0341- 21735-54, fitzpatrick@dubnow.de;).
