Die Stadt Frohburg sucht ab 01.06.2025 eine/n
Sekretär/in des Bürgermeisters
(Krankheitsvertretung)
Folgendes Aufgabengebiet wartet auf Sie:
Sekretariatsaufgaben:
- Assistenz- und Sekretariatsaufgaben im Vorzimmer des Bürgermeisters mit Korrespondenz, Terminvereinbarung, Wiedervorlage, Ablage und weiteren anfallenden Sekretariatsaufgaben
- Betreuung des Publikumsverkehrs
- Bearbeitung von amtlichen Bekanntmachungen
- Postbearbeitung (analog und digital)
- Abwicklung und Vermittlung von Telefonaten für Bürgermeister; selbstständiger Erledigung telefonischer Anfragen
- Vor- und Nachbereitung von Besprechungen einschl. Zusammenstellung notwendiger Unterlagen
- Beschaffung und Verpackung von Blumen und Präsenten
- Vorbereitung von Gratulationen, Würdigungen u. Kondolenzschreiben
- Beantwortung verschiedener Anfragen/ Beschwerdemanagement in Abstimmung mit dem Bürgermeister und den Führungskräften
Sitzungsdienst:
- Einladung zu Sitzungsterminen
- Zusammenstellung und Veröffentlichung aller Sitzungsunterlagen
- Vorbereitung des Sitzungsraumes
- Sitzungsteilnahme einschließlich Protokollführung und sonstiger Nachbereitung
- Abrechnung der Sitzungsgelder
- Zusammenstellung von Unterlagen für amtliches Mitteilungsblatt gem. Bekanntmachungssatzung
- Bearbeitung von Anträgen aus den Gemeinderatsfraktionen bzw. von Stadträten
Das bringen Sie mit
a) Qualifikationen:
Sie haben ein erfolgreich abgeschlossene Ausbildung zum:
- Verwaltungsfachangestellte/r bzw. Kommunalfachangestellte/r
- Fachangestellte/r für Bürokommunikation
- Kauffrau/-mann für Bürokommunikation bzw. Büromanagement
oder in einem Ausbildungsberuf, der vergleichbare Kenntnisse und Fähigkeiten vermittelt.
b) Fachliche Qualifikationen:
Sie haben sehr gute Kenntnisse:
- in den gängigen MS-Office-Anwendungen,
- in der deutschen Sprache in Wort und Schrift,
- Kenntnisse in den vorangegangenen Aufgaben sind von Vorteil.
c) Persönliche Qualifikationen:
Wir erwarten, dass Sie:
- loyal und diskret sind,
- ein hohes Maß an Zuverlässigkeit vorweisen können,
- ein freundliches, sicheres und gepflegtes Auftreten haben,
- selbstständig und eigeninitiativ arbeiten,
- belastbar und stresstolerant sind,
- eine ausgeprägte Planungs- und Organisationsstärke besitzen sowie
- kontakt- und kommunikationsfreudig im Umgang mit Menschen sind.
- kooperativ und teamfähig sowie kommunikativ sind.
Das bieten wir
a) Vergütung:
- attraktive tarifgerechte Eingruppierung in die Entgeltgruppe 6 TVöD-VKA mit dynamischer Gehaltsentwicklung und individueller Stufenzuordnung entsprechend der jeweiligen Vorerfahrung
- Jahressonderzahlung
- Arbeitgeberbeteiligung zu einer betrieblichen Altersvorsorge in der Zusatzversorgungskasse des öffentlichen Dienstes
- monatlich steuer- und sv-freier Wertgutschein (aktuell 50 €) sowie ein zusätzlicher Wertgutschein im Monat des Geburtstages (aktuell 60 €)
- vermögenswirksame Leistungen
b) Arbeitszeit:
- eine nach § 14 TzBfG zur Krankheitsvertretung befristete Stelle mit einer wöchentlichen Arbeitszeit von 30 Stunden
- Gestaltungsspielraum hinsichtlich der Arbeitszeiten unter Berücksichtigung der dienstlichen Notwendigkeit
- Bereitschaft zur Arbeit in den Abendstunden (Sitzungsdienst)
- 30 Tage Jahresurlaub und zusätzlich bezahlte Freistellung am 24. sowie 31.12.
- gute Vereinbarkeit von Beruf und Familie
c) sonstiges:
- bezahlte Fort- und Weiterbildungsmöglichkeiten
- abwechslungsreicher und moderner Arbeitsplatz
Ihre Bewerbungsmappe mit aussagekräftigen Unterlagen (Bewerbungsschreiben, tabellarischer Lebenslauf, Kopien von Abschlusszeugnissen, Qualifikationsnachweisen, Referenzen, Beurteilungen) richten Sie bitte bis 27.03.2025 an
Stadtverwaltung Frohburg
Personalamt
Markt 13 - 15
04654 Frohburg
oder per E-Mail
bewerbungen@frohburg.de (als PDF)
Für Rückfragen steht Ihnen gerne Frau Wießner-Rühl unter Tel. 034348/ 805-54, E-Mail: s. wiessner-ruehl@frohburg.de zur Verfügung.
Schwerbehinderte oder ihnen gleichgestellte Bewerber (m/w/d) werden nach Maßgabe des Neunten Buchs Sozialgesetzbuch bei gleicher Eignung, Leistung und Befähigung bevorzugt berücksichtigt. Der Bewerbung ist ein Nachweis über die Schwerbehinderung oder Gleichstellung beizufügen.
