ORBIT ist ein wachsendes Forschungs- und Beratungsinstitut mit Sitz in Jena, gegliedert in vier Arbeitsbereiche: Lebenslagen von Familien, Kindern und Jugendlichen; Fachstelle Schulsozialarbeit; Armut und Arbeitsmarkt sowie Demokratie, Beteiligung und Ehrenamt. Zielgruppenadäquate Moderation von Beteiligungsprozessen, wissenschaftliche Begleitung von Programmen und Projektevaluation gehören zu unseren Arbeitsschwerpunkten. Zur Verstärkung unseres Teams suchen wir im Verwaltungsbereich zum nächstmöglichen Zeitpunkt einen Mitarbeiterin zunächst befristet bis Juni 2026 mit der Option auf Verlängerung.
Wir bieten eine interessante und vielseitige Tätigkeit (mit ca. 25 h/Woche, je nach Qualifizierung mit anderen Aufgaben erweiterbar) im Verwaltungsteam unseres Institutes mit verantwortungsvollen Aufgaben und vielen Gestaltungsmöglichkeiten. Gutes Betriebsklima, familienfreundliche Arbeitsbedingungen (Kita-Zuschuss, familienfreundliche Urlaubsregelung, flexible Arbeitszeiten), Bezahlung nach TV-L mit arbeitgeberunterstützter Betriebsrente und ein attraktiver Arbeitsplatz in Jena sind selbstverständlich.
Wir brauchen Sie an der Schnittstelle zwischen Geschäftsführung, Leitungskreis und Team für
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die Unterstützung der Geschäftsführung und Bereichsleitungen im operativen Tagesgeschäft
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die selbständige Organisation des Backoffice mit Empfang von Gästen, Telefonannahme, Abwicklung Posteingang und -ausgang (analog und digital), Terminkoordination, Büromittelbestellung, Reisebuchungsmanagement, Koordination von Dienstleistern
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die Unterstützung des Teams bei administrativen und organisatorischen Tätigkeiten, z.B. Recherchearbeiten, Erstellung von Präsentationen, Korrekturlesen, Preisrecherchen und Vergaben
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die selbständige Organisation von institutsinternen Gremien und Veranstaltungen (einschließlich Raumsuche, Vorbereitung und Dokumentation)
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die gewissenhafte Unterstützung der vorbereitenden Buchhaltung (Rechnungseingang, Befüllen von Controllinglisten)
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die administrative Unterstützung bei Ausschreibungsteilnahmen.
Sie bringen mit
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eine abgeschlossene Ausbildung oder ein Studium im Bereich Büroorganisation, Eventmanagement oder einer vergleichbaren Disziplin
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hohe Genauigkeit, Eigeninitiative und ausgeprägtes Organisationstalent
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Erfahrungen im Assistenzbereich oder im Büromanagement / Büroorganisation
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sehr strukturierte, selbständige und vorausschauende Arbeitsweise
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Erfahrungen in der Organisation von Veranstaltungen
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freundliches und sicheres Auftreten
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sehr guter Umgang mit MS Office 365 sowie gängigen Kommunikationstools,
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sehr gutes mündliches und schriftliches Ausdrucksvermögen in deutscher Sprache
Wenn Sie sich von unserer Ausschreibung angesprochen fühlen, senden Sie Ihre vollständige Bewerbung bitte bevorzugt per E-Mail bis zum 16.09.2024 an:
Organisationsberatungsinstitut Thüringen - ORBIT Ernst-Abbe-Straße 18 07743 Jena
www.orbit-jena.de Telefon: 03641/554 038 900 E-Mail: jobs@orbit-jena.de
Bitte haben Sie Verständnis, dass Ihre Bewerbungsunterlagen nach Abschluss der Stellenbesetzung nur zurückgeben werden, wenn ein ausreichend frankierter Rückumschlag beigefügt ist. Fahrtkosten können nicht erstattet werden.
