Teamassistenz (w/m/d)/Office Manager*in/Sekretariat

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HZB-Stellenausschreibung

Teamassistenz (w/m/d)/Office Manager*in/Sekretariat HIPOLE Jena

Kennziffer: HI 2024/9

• Möchten Sie an einem Institut eines internationalen Forschungszentrums arbeiten, an dem wirklich etwas für eine klimafreundliche Energieversorgung der Zukunft geschaffen wird?
• Sind Sie gern Schnittstelle zwischen Wissenschaft und Administration und beraten Sie gern zu administrativen Prozessen?
• Mögen Sie es, Ansprechperson für unsere Mitarbeitenden und Gäste aus aller Welt zu sein?
• Sind Sie ein Organisationstalent und verstehen sich darin, Prozesse reibungslos ablaufen zu lassen?

Dann sind Sie bei uns richtig! Das neue Helmholtz-Institut für Polymere in Energieanwendungen (HIPOLE Jena) ist ein Institut des Helmholtz-Zentrums Berlin in Kooperation mit der Friedrich-Schiller-Universität Jena.
Als Teamassistenz (w/m/d) werden Sie ein wichtiger Teil unseres internationalen Teams. Sie unterstützen die Forschenden bei ihrer Arbeit, gestalten die administrativen Abläufe, koordinieren Vorgänge innerhalb von HIPOLE Jena und betreuen unsere nationalen und internationalen Gäste und Kooperationen. Administrativ angebunden sind Sie dabei bei der administrativen Institutsleitung und unterstützen ebenfalls eine Reihe von Abteilungen und gemeinsame Forschungsgruppen und erhalten so Einblick in verschiedene spannende Forschungsfelder. Bei uns erwartet Sie ein vielseitiger Job in einem familienfreundlichen Arbeitsumfeld - wir freuen uns auf Sie!

Ihre Aufgaben

• Sie unterstützen unsere Mitarbeitenden und Leitungskräfte in administrativen Angelegenheiten, z.B. bei Anfragen, Bestellungen und Statistiken.
• Sie begleiten und koordinieren Personalmaßnahmen beim On- und Offboarding neuer Mitarbeiterinnen, inklusive der Unterstützung beim Bewerbungsmanagement.
• Sie sind zuständig für die Terminplanung, Vor- und Nachbereitung von Veranstaltungen, Einladungen, Berichte, Postverteilung, Ablage interner Vorgänge, Sachbearbeitung, Vertragswesen, Mithilfe bei der Organisation von Konferenzen und Workshops sowie nach Einarbeitung die Pflege unserer Internetseiten.
• Sie kommunizieren mit internen und externen Geschäftspartnerinnen.
• Sie betreuen unsere Gäste und Kooperationspartner*innen.
• Sie organisieren das Sekretariat.

Ihr Profil

• Berufsausbildung als Verwaltungsfachkraft, Kauffrau/-mann (w/m/d) für Bürokommunikation oder ähnliches
• abgeschlossene Ausbildung als Fremdsprachensekretär*in oder eine vergleichbare Qualifikation mit sehr guten Deutsch- und Englischkenntnissen in Wort und Schrift
• sehr gute PC-Kenntnisse (MS-Office, Internet, Datenbanken)
• Berufserfahrung im Sekretariats- und Assistenzbereich (min. zwei Jahre), vorzugsweise im internationalen Umfeld
• eine selbstständige Arbeitsweise und ein freundliches, verbindliches Auftreten mit einem ausgeprägten Organisations- und Koordinationstalent
• Freude am Umgang mit Menschen mit internationalem Hintergrund in einem diversen und dynamischen Arbeitsumfeld

Unser Angebot

• ein internationales und diversitätssensibles Arbeitsumfeld in einem der 18 Helmholtz-Zentren mit Arbeitsstätte in Jena
• die Arbeit im Forschungsumfeld des Wissenschaftsstandortes Jena
• die Chance, gemeinsam mit Forscher*innen aus aller Welt einen Beitrag zur Entwicklung erneuerbarer Energien, Energiespeicher und neuester Technologien für eine klimafreundliche Zukunft zu leisten
• ein sicherer, krisenfester Arbeitsplatz
• eine gute Vereinbarkeit von Beruf und Privatleben
• flexible Arbeitszeiten durch Gleitzeit
• 39 Stunden/Woche, Teilzeit nach Absprache möglich
• 30 Tage Urlaub
• umfangreiche Beratungsangebote zu Familie und Beruf
• Gesundheitsmanagement- und Betriebssportangebote
• Zuschuss zum Deutschlandticket Job
• Fortbildungsangebote
• eine betriebliche Altersvorsorge (VBL)

Der Arbeitsvertrag ist über 24 Monate befristet. Die Bezahlung erfolgt nach dem Tarifvertrag für den öffentlichen Dienst (TVöD-Bund).
Wir bekennen uns ausdrücklich zur Vielfalt in unserer Arbeitskultur und freuen uns über Bewerbungen von Menschen mit verschiedenen Hintergründen. Chancengleichheit und die berufliche Förderung von Frauen haben wir uns zum Ziel gesetzt. Deshalb sind wir an Bewerbungen von Frauen sehr interessiert. Menschen mit Schwerbehinderung werden bei entsprechender Eignung bevorzugt eingestellt.
Wir freuen uns auf Ihre Bewerbung über unser Bewerbungsmanagementsystem bis zum 30.06.2024. Aus datenschutzrechtlichen Gründen können wir Bewerbungen, die uns auf anderen Wegen (z.B. per E-Mail oder Post) erreichen, leider nicht im Bewerbungsverfahren berücksichtigen.
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Am neu gegründeten Helmholtz Institut für Polymere in Energieanwendungen Jena (HIPOLE Jena) bündeln das HZB und die Friedrich-Schiller-Universität Jena (FSU Jena)/Center for Energy and Environmental Chemistry Jena (CEEC Jena) ihre Kräfte im Bereich der Energiespeicherung und Energieumwandlung. Kommen Sie zu uns und unterstützen Sie uns dabei!
Der Klimawandel stellt die Welt vor große Herausforderungen. Am Helmholtz-Zentrum Berlin (HZB) erforschen wir Materialien für eine klimaneutrale Zukunft. 1200 Mitarbeitende aus aller Welt arbeiten am Standort Berlin gemeinsam an diesem Ziel.
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